Communication professionnelle : moyens, fonctions, principes d'organisation des processus

2024 Auteur: Miguel Ramacey | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 06:19

La communication professionnelle est essentielle pour permettre aux personnes d'une entreprise de communiquer efficacement entre elles. Le rythme de travail de l'ensemble de l'entreprise dépend directement de la rapidité et de l'accessibilité du transfert d'informations.

Les communications professionnelles jouent un rôle important dans la prise des décisions les plus efficaces et dans leur communication à l'équipe. S'ils sont mal établis, cela risque d'entraîner des conséquences négatives, qui peuvent se traduire par des erreurs dans les décisions choisies, par l'apparition de malentendus entre les employés et le manager, ainsi que par la détérioration des relations interpersonnelles.

Définition du concept

Les communications professionnelles sont des interactions réalisées dans le domaine des relations officielles. Leur objectif principal est d'atteindre les résultats escomptés, de résoudre les tâches définies et d'optimiser certaines activités. Parallèlement, chacun des participants aux communications professionnellesa son propre statut, être un patron, un subordonné, un collègue ou un partenaire.

Dans les cas où des personnes à différents niveaux de l'échelle de carrière (interprète et manager) communiquent entre elles, nous pouvons parler de communications subordonnées. Après tout, la verticale des relations est bien visible ici. Lors de la mise en œuvre d'une interaction basée sur le principe de coopération égale, nous pouvons parler de communications horizontales.

Pertinence du problème

La communication professionnelle est une expérience quotidienne pour les gens. Elle se déroule au travail et dans les écoles, les universités et les institutions officielles. Il s'agit d'une communication entre étudiants et enseignants, subordonnés et patrons, concurrents, partenaires et collègues. Afin d'atteindre l'objectif qui lui est fixé, chaque personne doit connaître les moyens et les principes de ces communications, car les partenaires doivent communiquer dans la même langue (au propre comme au figuré), avoir une expérience sociale commune et se comprendre.

Respect des termes de base de la communication d'entreprise

Comment rendre la communication dans l'activité professionnelle aussi efficace que possible ? Cela nécessitera de remplir un certain nombre de conditions. Tout d'abord, la communication doit avoir un objectif clair. En même temps, l'intérêt de toutes les personnes impliquées dans ce processus est important pour sa réalisation. Un exemple est la conclusion d'un accord, l'établissement de relations, la coordination d'événements, le développement des conditions les plus favorables à la coopération, etc.

À tousles participants à la communication professionnelle et commerciale doivent se contacter, et ce, indépendamment de leurs goûts ou dégoûts personnels. Dans le même temps, il est obligatoire de respecter la subordination, les rôles professionnels, l'étiquette commerciale et les restrictions formelles. Ce dernier concept implique non seulement la mise en place de divers protocoles, routines et réglementations, mais aussi le besoin banal de contrôler le pouvoir de ses propres émotions et de respecter l'interlocuteur.

De plus, l'une des conditions nécessaires à la mise en œuvre la plus efficace de la communication d'entreprise dans les activités professionnelles est sa gérabilité. Le chef d'entreprise, en tant que personne la plus intéressée à résoudre les tâches de l'équipe, devrait d'abord s'occuper d'un tel moment. Il est important pour lui de motiver ses employés à trouver la meilleure solution, sinon ils resteront des observateurs passifs, ne proposant aucune idée.

Outils de communication d'entreprise

La communication professionnelle est le désir significatif d'une personne ou de tout un groupe de personnes de motiver un employé ou toute l'équipe à prendre des mesures qui peuvent d'une manière ou d'une autre changer la situation ou orienter la conversation dans une autre direction.

Il existe un certain nombre d'outils disponibles pour la mise en œuvre du plan. Ainsi, les moyens de communication professionnelle comprennent:

1. Courrier ordinaire. De tous les moyens de communication d'entreprise, c'est le plus ancien. Et à cet égard, le courrier traditionnel a un certain nombre delacunes. Ils consistent en une faible vitesse de transmission des messages, une conception plus complexe des lettres (en comparaison avec d'autres types de communications), etc. Et cela sans parler du fait que ce système ne fonctionne pas toujours au bon niveau. Mais le courrier ordinaire est encore utilisé aujourd'hui comme moyen de communication professionnelle. Son principal avantage est un moyen très acceptable de transférer des documents importants entre partenaires. Dans les relations commerciales, une méthode telle que la transmission de télégrammes peut également être utilisée. Ce service est également fourni par courrier.
2. Connexion téléphonique. C'est un moyen de communication d'entreprise très efficace. Cependant, les négociations téléphoniques ne sont pas juridiquement contraignantes. Ce point doit être pris en compte lors de l'utilisation de communications professionnelles, tout en utilisant d'autres moyens.
3. Courriel. Ce moyen de communication d'entreprise relativement nouveau jouit d'une popularité bien méritée. L'un de ses principaux avantages est la combinaison de la forme des communications écrites (texte fixe) avec les qualités de la communication orale, sous la forme de la rapidité de transfert des informations et de la possibilité d'obtenir une réponse quasi instantanée. Ces qualités font du courrier électronique l'un des principaux moyens utilisés pour la transmission de messages à caractère informel.
4. Fax. À l'aide d'un appareil spécial, vous pouvez très rapidement transférer une copie de n'importe quel document à votre partenaire. La vitesse est un avantage incontestable de la communication par télécopieur. Cependant, les documents transmis de cette manière n'ont pas force de loi, car ils n'ont passignatures et sceaux originaux. C'est pourquoi, dans la plupart des cas, le fax comme moyen de communication n'est utilisé que pour la transmission rapide des documents. Ils ne peuvent être acceptés pour exécution que si les originaux sont envoyés après eux par courrier ordinaire. Il convient de garder à l'esprit qu'il est interdit d'envoyer par fax des documents portant la mention "A usage officiel" ou "Confidentiel".

Communication d'entreprise

Le contact oral a toujours été au cœur de la communication professionnelle. Il est réalisé entre des personnes liées par les intérêts de l'affaire et disposant également des pouvoirs nécessaires pour résoudre les problèmes survenus et établir des partenariats.

De telles conversations sont un moyen de communication professionnelle, incarnant tous les avantages qui manquent à la communication téléphonique et à l'échange d'informations écrites. Le fait est que la communication d'entreprise:

• effectué dans des conditions de contact étroit, lorsqu'il est possible de se concentrer sur un seul interlocuteur ou sur un petit groupe de personnes;
• crée les conditions dans lesquelles des relations personnelles peuvent être établies;
• implique un contact direct.

La conversation professionnelle fait principalement référence au discours oral. Et cela, par rapport à la forme écrite, présente un certain nombre de différences significatives. Au cours d'une telle conversation, il devient possible d'influencer directement l'interlocuteur ou un groupe de personnes. Dans ce cas, les gestes et les expressions faciales, l'intonation, etc. sont utilisés. Outre,la communication en face à face ne laisse pas de temps pour la réflexion préalable. C'est pourquoi des formes de communication informelles sont souvent utilisées dans une conversation d'affaires, ainsi que certaines caractéristiques stylistiques et grammaticales.

Utilisée comme base de la communication professionnelle, la conversation d'affaires se distingue principalement par la construction logique de la pensée. Sur la base de la pratique existante, on peut affirmer que les hommes d'affaires qui excellent dans l'utilisation de jugements et de concepts, qui sont capables de prouver de manière convaincante et de tirer des conclusions correctes, réussissent beaucoup plus rapidement que les hommes d'affaires qui ne possèdent pas ces compétences.

La conversation professionnelle a sa propre culture psychologique. Il réside dans la capacité des interlocuteurs à faire bonne impression sur les autres, à créer une atmosphère conviviale de la réunion, à appliquer des techniques spéciales qui protègent contre les questions incorrectes, à écouter leurs adversaires jusqu'au bout et, si nécessaire, à réfuter leurs arguments, à utiliser un technique qui permet une communication sans conflit.

Relations interculturelles

Aujourd'hui, le monde est de plus en plus embrassé par le processus de mondialisation. C'est pourquoi la communication professionnelle interculturelle est au premier plan. Pour sa mise en œuvre, il faut des spécialistes qui ne connaissent pas seulement une langue étrangère. Ils doivent le maîtriser en termes de communication d'entreprise.

Le plus souvent, ces communications professionnelles se déroulent en anglais. C'est le principal moyen de communication dansniveau interétatique.

L'anglais dans le domaine de la communication professionnelle est une version modernisée et simplifiée de la langue anglaise en général. Il se caractérise par la présence de phrases clichés standard, ainsi que de toutes sortes de motifs. Un spécialiste doit les connaître et être capable de les utiliser dans certaines situations.

Si un interprète est invité à une réunion d'affaires par un homme d'affaires, dans la communication professionnelle, un tel spécialiste ne partira pas uniquement de son expérience de vie et du comportement accepté dans son environnement culturel d'origine. Tenir compte des particularités du comportement des autres aidera à éviter les malentendus, les erreurs et les problèmes dans la conversation.

Dans la communication professionnelle interculturelle, il est nécessaire de connaître les normes interpersonnelles des relations qui sont acceptées dans une société particulière. À savoir - langages de communication non verbaux et verbaux. Le premier d'entre eux comprend divers signaux sans paroles que les participants à la communication s'envoient les uns aux autres. Ils le font souvent inconsciemment. Il convient de garder à l'esprit que la connaissance des langues non verbales et verbales dans la communication professionnelle à caractère interculturel est la clé d'une réunion réussie. Un spécialiste doit être conscient du timbre de la parole adopté par un peuple particulier, du volume de la prononciation, de l'intonation, des expressions faciales, des postures, etc. Les normes d'utilisation au cours d'une conversation peuvent présenter certaines différences. Un excellent exemple est le sourire américain traditionnel. En Russie, il est considéré comme peu sincère et artificiel. les Américainsau contraire, ils pensent que les Russes sont trop sombres, impolis et sérieux.

Formation de spécialistes

Comment les problèmes de communication interétatique sont-ils résolus ? Une négociation réussie nécessite la présence d'un traducteur hautement qualifié dans le domaine de la communication professionnelle, qui possède à la fois des connaissances culturelles spécialisées et générales. Les universités russes forment de tels spécialistes.

Dans le même temps, un programme appelé "Traducteur dans le domaine de la communication professionnelle" est activement utilisé. Il fournit les compétences nécessaires pour communiquer efficacement dans les échanges commerciaux et culturels d'aujourd'hui.

Fonctions principales

Parmi les caractéristiques de la communication professionnelle se trouve son système assez complexe. Il se compose de plusieurs niveaux, couvrant non seulement une organisation spécifique, mais également l'environnement externe. Considérez les principales fonctions de la communication professionnelle.

1. Informationnel. Les communications professionnelles sont conçues pour jouer le rôle d'un certain intermédiaire. Avec son aide, des idées, des décisions et des messages sont échangés entre les employés. La fonction d'information de la communication d'entreprise est nécessaire pour atteindre les objectifs de l'organisation, ainsi que pour éliminer les problèmes qui surviennent au cours de ce processus.
2. Motivationnel. Les communications professionnelles contribuent au désir des employés de mieux accomplir leurs tâches. C'est la fonction motivationnelle.communication professionnelle. Dans ce cas, le leader utilise des moyens tels que l'ordre, la persuasion, la suggestion et la demande.
3. Contrôle. Utilisant la subordination hiérarchique, cette fonction est conçue pour surveiller le comportement des employés de l'entreprise.
4. Expressif. Avec l'aide de cette fonction, les communications professionnelles contribuent à la satisfaction des besoins sociaux par l'expression d'expériences et de sentiments sur ce qui se passe.
5. Communicatif. Cette fonctionnalité est très spécifique. Avec son aide, les erreurs et les problèmes typiques qui se sont posés dans la communication d'entreprise sont identifiés et résolus, et des principes de comportement optimal sont formulés.

Les fonctions de communication professionnelle peuvent également être envisagées sous l'angle d'assurer la vie de l'entreprise dans son ensemble. Dans ce cas, ce qui suit a lieu:

1. Fonction de régulation. Lors de la communication, il y a un impact indirect ou direct sur l'employé, qui est l'objet de la gestion. Une telle fonction contribue à l'organisation d'actions communes dans l'équipe, à la coordination et à l'optimisation par le responsable de toutes les actions réalisées par l'équipe.
2. Fonction de contrôle social. Toutes les méthodes de résolution des problèmes de l'organisation, ainsi que ses formes et principes de travail, ont un caractère normatif prononcé. La réglementation de toutes ces dispositions, qui se trouve dans les instructions et ordres du chef, contribue à assurer l'organisation et l'intégrité de l'établissement, ainsi que la cohérence des actions communes de chaque membre de l'équipe. Pour maintenir cette orientation etexercer leur contrôle social des communications professionnelles.
3. Fonction de socialisation. C'est l'une des principales tâches de tout dirigeant. Cette fonction permet aux jeunes employés de participer à des activités communes, qui commencent à maîtriser les compétences et les capacités de communication, à apprendre à naviguer dans une situation de communication, à parler et à écouter. Tout cela est très important non seulement pour l'adaptation interpersonnelle, mais aussi pour la mise en œuvre des activités professionnelles. Parallèlement, les jeunes acquièrent une attitude tolérante, intéressée et bienveillante envers les autres salariés et la capacité d'agir pour accomplir une tâche collective.
4. Socio-pédagogique. Dans le processus de communication professionnelle, il y a un processus de formation, d'éducation et de développement de la personnalité de l'employé tout en lui transférant une expérience pratique. Grâce aux contacts systématiques qui apparaissent au cours des activités conjointes, tous les participants à la communication acquièrent des connaissances à la fois sur eux-mêmes et sur les partenaires, ainsi que sur les meilleures options pour résoudre les tâches auxquelles l'équipe est confrontée. La maîtrise des compétences pratiques devient parfois pour certains salariés une possible compensation de connaissances professionnelles manquantes. Et cela est assuré par la fonction socio-pédagogique des communications.

Lignes directrices

Les communications professionnelles sont basées sur:

1. Interpersonnalité. Une telle communication se caractérise par la polyvalence, l'ouverture d'interaction entre les personnes. Ce principe est basé sur l'intérêt personnel de l'autre. Et ce malgréque la communication est orientée vers les affaires. Une telle communication porte inévitablement les caractéristiques d'un contact interpersonnel.
2. Objectif. Ce principe de communication professionnelle est polyvalent, car le processus de communication d'entreprise, ainsi que la charge d'informations prévue, comportent également un objectif sous-jacent. Par exemple, un dirigeant, informant l'équipe des données statistiques dont il dispose, souhaite signaler les aspects problématiques d'un domaine d'activité particulier. En même temps, très probablement, à un niveau inconscient, il cherche à démontrer aux personnes présentes son éloquence, son érudition et son intelligence.
3. Continuité. C'est un autre des principes de la communication professionnelle. Cela consiste dans le fait qu'en entrant dans le champ de vision de notre partenaire commercial, nous devenons les initiateurs d'un contact continu avec lui. Dans le même temps, la communication ne se fait pas seulement au niveau verbal. Le partenaire reçoit constamment des messages comportementaux à partir desquels il peut tirer des conclusions appropriées.
4. Multidimensionnalité. Au cours des communications professionnelles, au moins deux aspects des relations interpersonnelles sont réalisés. Le premier d'entre eux est le transfert d'informations commerciales et la maintenance du contact créé. La seconde est la traduction d'une attitude émotionnelle envers un partenaire (elle peut être positive et négative).

Éthique des communications professionnelles

Chacun des participants à la communication d'entreprise doit avoir:

1. Honnêteté. Ayant un tel trait de caractère, les gens s'abstiennent d'actes trompeurs et de tromperie. Cependant, mêmeceux qui considèrent que l'honnêteté est une norme indispensable du comportement des affaires doivent parfois encore mentir. Dans ce cas, les gens doivent faire un choix entre des alternatives qui ne les satisfont pas. Cependant, la vérité doit toujours être dite. Le mensonge n'est justifié qu'au moment de choisir le moindre de deux maux, lorsque les circonstances l'exigent.
2. Intégrité. Cette caractéristique inhérente à une personne trouve son expression dans l'unité de ses actions et de ses croyances. Un comportement décent est l'exact opposé de la duplicité et de l'hypocrisie. Une telle personne fera toujours ce qu'elle a promis. Par exemple, un employé aidera certainement son collègue dans l'exécution d'une tâche. Cela arrivera même si ce n'est pas si facile pour lui de le faire, mais il a fait une promesse.
3. Justice. Ce trait de caractère implique l'absence de parti pris et d'objectivité dans l'évaluation des autres et de leurs actions.
4. Responsabilité. Cette caractéristique d'un participant à des relations d'affaires se manifeste dans la mesure dans laquelle il est responsable de ses paroles, observe les normes morales et remplit ses obligations.